Retrospektive i kako nam pomažu podići kvalitetu rada u odjelu
“We do not learn from experience… We learn from reflecting on experience.” – John Dewey
Implementacija agilne metode rada u King ICT-u prije više od 5 godina, upoznala nas je s prednostima održavanja redovitih timskih retrospektiva. Pozitivan efekt timskih retrospektiva nakon svakog sprinta podigli smo na razinu projekta, a potom i na razinu Odjela poslovne analize i kontrole kvalitete.
Zbog benefita koje nose, projektne retrospektive su postale redovna aktivnost po završetku projekta ili po dosezanju važnijeg milestonea. Tada analiziramo što smo i kako napravili, što je bilo dobro, što je bilo loše, jesmo li mogli bolje i ako jesmo, kako ćemo to primijeniti u budućnosti.
Ono na što smo mi unutar Odjela poslovne analize i kontrole kvalitete u King ICT-u ponosni je održavanje redovnih retrospektiva odjela svakih pola godine.
Zašto radimo retrospektive odjela?
Jedna stvar koja je zajednička svim retrospektivama koje održavamo je promjena.
U prijevodu, svrha retrospektive upravo je omogućiti pozitivnu promjenu. Poboljšanje. To je vrijeme rezervirano za nas, da razmislimo kako radimo i da to optimiziramo. Osim toga, retrospektive se bave i onom zeznutom, „ljudskom“ stranom rada i boljom suradnjom, a to sve omogućuju na tri glavna načina:
• Dopuštaju vrijeme za (samo)razmišljanje
Tijekom svakodnevnih projektnih zadataka teško je uzeti pauzu, sjesti i razmišljati o svojim načinima rada. Jedan izdvojen dan dopušta nam da se odmaknemo od uhodane svakodnevice i razmišljamo izvan postojećih okvira i u tom kontekstu gledamo što možemo poboljšati i unaprijediti.
• Stvaraju zajedničko razumijevanje u timu
Svatko vidi svijet malo drugačije. Na retrospektivi možemo saznati kako naši „suigrači“ percipiraju i tumače događaje.
Unutar timova su kolege s raznih projekata i različitih senioriteta. Zato su retrospektive odlična prilika da čujemo iskustva i objektivna razmišljanja ljudi s kojima inače ne surađujemo svakodnevno.
• Omogućuju isprobavanje novih stvari: akcije
Retrospektive daju prostora za razmišljanje o idejama za poboljšanja, odabir ideja kojima ćemo se u narednom periodu baviti, definiranje akcija kojima ćemo ideje implementirati te definiranje odgovornih članova tima koji će dogovorene akcije provesti u djelo.
Koroni unatoč – snašli smo se i proveli retrospektivu
Prosječni retrospektivni dan dijelimo prema standardnom formatu – prvi radni dio uz papire, flomastere, post-ite i „neradni“ dio u vidu druženja uz hranu i piće. Takav je raspored u uobičajenim uvjetima, ali što kada se dogode izvanredne situacije? S obzirom na neizvjesnost „koronasituacije“, organizacija retrospektive koja je održana početkom srpnja bila je na rubu otkazivanja. Kako nam je pozitivan efekt koji proizlazi iz održavanja redovitih retrospektiva jako važan, odlučili smo dati šansu virtualnom okruženju. Kroz rad od kuće zadnjih mjeseci, intenzivirali smo korištenje raznih kolaboracijskih alata pa smo umjesto druženja na otvorenom odabrali alate za komunikaciju na daljinu, a umjesto roštilja, poslužili smo se bonovima za dostavu hrane po izboru.
Odabrana metoda
Metoda koju smo koristili prilikom održavanja retrospektive je metoda SailBoat
Djelatnici odjela su bili podijeljeni u 7 timova. Članovi tima odabrani su nasumično. Pazilo se da u svakom timu imamo ravnomjernu raspodjelu različitih razina senioriteta te da djelatnici koji svakodnevno rade na istom projektu nisu u istom timu. Svaki tim je imao predstavnika (moderatora) tima koji je bio unaprijed upoznat s metodom održavanja retrospektive i pomagao je ostalim članovima u rješavanju zadataka.
Koraci održavanja su bili sljedeći:
Korak 1: Crtanje timskih SailBoata
Svaki tim je morao nacrtati svoj SailBoat koji je morao sadržavati sljedeće elemente:
• Otok = cilj, željeni smjer razvoja našeg odjela
• Brod (koji plovi prema otoku) = naš odjel
• Vjetar (+ sunce, oblak iznad broda) = dobre stvari koje nam daju vjetar u leđa
• Sidro (bačeno s broda) = loše stvari koje nas usporavaju na putu prema cilju
• U ovom koraku je do izražaja došla iznimna kreativnost djelatnika, vidljivo iz niže priloženih crteža.
Korak 2: Definiranje vjetra i sidra
Svi timovi su morali razmisliti i popisati stvari koje nam pomažu u našem svakodnevnom radu (vjetar) te stvari koje nam odmažu (sidra).
Korak 3: Zajednički SailBoat
Predstavnici timova su trebali nacrtati jedan zajednički SailBoat i na njega, prema istim/sličnim temama, grupirati timske vjetrove i sidra te ga prezentirati svim sudionicima.
Korak 4: Akcije
Zadnji korak retrospektive je definiranje akcija za prepoznata sidra, tj. probleme (definicija vjetra iz prijašnjih koraka nam služi kao osvrt na protekli period u smislu što radimo dobro, ali dalje se vjetrom više ne bavimo).
Obzirom da sidra na zajedničkom SailBoatu može biti puno, a i nisu sva jednako važna, teme kojima ćemo se baviti u narednom periodu od 6 mjeseci odabrali smo anonimnim glasovanjem svih sudionika retrospektive. Teme smo rangirali prema broju glasova, odabrali smo onoliko tema koliko smo imali timova i dodijelili ih timovima. Svaki tim je, za temu koju je dobio, definirao akcije kojima će se problem riješiti, odgovornu osobu iz tima koja će akciju „gurati“ te rok do kada će akcija biti realizirana. Definirane akcije su predstavnici timova predstavili svim sudionicima.
I za kraj- što smo naučili i zašto ćemo nastaviti s ovom praksom
Retrospektive ovog tipa nam pomažu da sagledamo dobre i loše strane trenutnog načina rada te nas tjeraju da uvijek težimo biti bolji kao kolektiv umjesto da „zapnemo“ u rutini. Dobra su platforma za izražavanje i uvažavanje mišljenja svakog člana odjela što gradi osjećaj pripadnosti i zajedništva. Svaki član odjela dobiva priliku uključiti se u inicijative i time aktivno poboljšati one stvari za koje se zalaže.
Iako je cilj retrospektive raditi na promjenama i poboljšanjima, dobro dođe i kao osvrt na sve što radimo dobro i s čime smo trenutno zadovoljni.
Naučili smo s vremenom da je dobra priprema vrlo bitna. Moderatori moraju biti upućeni u tehniku održavanja retrospektive te obratiti pažnju da svi članovi tima podjednako i ravnopravno sudjeluju u samoj ceremoniji. Kako je promjena bitna, tako smo i sam format retrospektive često mijenjali. Nakon odrađene retrospektive zaključimo što je funkcioniralo, a što nije pa prema tome planiramo promjene za sljedeću retrospektivu.
Bez obzira na to što svatko ima svoje mišljenje i svoje viđenje zadataka, projekata i naših poteza, postoji jedna stvar oko koje se svi uvijek složimo. Jednoglasni smo u mišljenju da se radi o odličnoj i korisnoj praksi koju ćemo nastaviti redovno primjenjivati.
